”Walk the talk”

Den här veckan har jag träffat alla våra förvaltare och chefer inom kundavdelningen för att diskutera ledningssystemet. Vi har ett helt fantastiskt ledningssystem där det finns rutinbeskrivningar för i princip allt. Det innebär att vi har förutsättningar att hantera likartade frågor på ett bestämt sätt. Någon/några väl insatta personer har suttit ned och tänkt igenom och dokumenterat hur en viss fråga ska hanteras. Dessutom finns alla mallar som man behöver. Det här innebär en trygghet för våra hyresgäster att inte frågor hanteras godtyckligt. Det är en trygghet för oss som arbetar och en kvalitetssäkring att det faktiskt står någonstans hur vi ska hantera en viss fråga.

Ändå är det en utmaning att följa mallar och rutinbeskrivningar. Trots att vi oftast tycker att de är bra för verksamheten. Det ledningssystem vi har på Botkyrkabyggen tillhör de bästa jag sett hittills. Det är klart och tydligt och täcker det mesta. Vissa delar är mer detaljerade än andra. Därutöver har vi appar och andra verktyg som ska underlätta vårt arbete. Hur ska vi då komma igång och se till att använda allt detta?

Jag minns när jag fick en ny chef som sa: ”Jag förväntar mig att ni bokar in alla möten elektroniskt för det gör jag ”. Då släppte jag papperskalendern och började använda outlook. Det börjar med ledarskapet. Om jag som chef inte använder mallar och rutiner, så lär ingen annan heller göra det. Tidsfaktorn och vardagens stress är ofta ett hinder. Ibland är det lättare och går snabbare att vända sig till kollegan och fråga – hur gör man med detta? Problemet är att kollegan kanske inte har uppdaterat sig på länge. På det viset fortsätter vi att göra olika i likartade frågor och leverera olika kvalité beroende på vem som utför arbetsuppgiften och beroende på vem man frågar. Som min mor skulle ha sagt: man ska leva som man lär eller ”walk the talk”.

Har det någon betydelse om vi gör lite olika? Om vi enas om ett arbetssätt kan vi spara både tid och göra färre fel. Företaget kan automatisera flera delar av arbetsflöden som upprepas gång på gång och på så sätt skapa utrymme för annat som fått stå tillbaka. Genom att automatisera vissa flöden när jag arbetade som ekonomichef för många år sedan, så kunde jag fokusera mer på att analysera siffrorna än att registrera dem. Det innebar bättre analyser, färre felstansningar och andra felkällor, mindre sårbarhet och i slutändan ganska stora besparingar på min enhet och samtidigt förbättringar för hela verksamheten.

Den här veckan har jag även deltagit på SABOs vd-träff i östra regionen. Det är alltid trevligt och givande att få träffa kollegor från andra allmännyttiga bostadsföretag. På agendan stod bland annat  ”Vart är vi på väg? ”En vägbeskrivning i en allt rörigare värld, Sarah Bragee, Tyréns.  ”Ekonomiska läget i Sverige och omvärlden”, Håkan Frisén SEB och en redovisning av projektet Nya Slussen.

Trevlig helg!

 

 

2 kommentarer Lägg till

  1. Very great post. I just stumbled upon your weblog and
    wished to say that I’ve truly enjoyed surfing around your
    weblog posts. After all I’ll be subscribing for your feed and I’m hoping you write again very soon! http://www.Marinsbertoldi.Com.br/

    Liked by 1 person

  2. Hi there mates, its great piece of writing on the topic of tutoringand
    completely defined, keep it up all the time.

    Gilla

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Google+-foto

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s